Arbeiten im Pandemie-Modus

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie es hinter den Kulissen anderer Organisationen aussieht. Beispielsweise hinter denen unserer Initiative? Wir sind ein Team von fast 20 junggebliebenen, kreativen und veränderungswilligen Menschen. Zu uns könnte auch die große, lichtdurchflutete Altbauwohnung in Berlin-Mitte mit ergonomischem Raumkonzept und dem obligatorischen Kicker in einem der Kreativräume passen. Diese haben wir jedoch nicht. Statt dessen arbeiten wir — wie Sie wahrscheinlich auch — aus dem Home Office. Hinzu kommt, dass die Initiative von drei Organisationen getrieben wird. Wir arbeiten also organisationsübergreifend, kooperativ, integrativ. Nur, wie genau?

So banal es klingt: Wir kommunizieren. Und zwar viel. Direkt mit denen, die es betrifft. Einmal pro Woche aber auch als ganzes Team, das sich dann für ein 80-minütiges Team-Meeting bzw. eine so genannte Routine trifft. All das geschieht digital per MS Teams und mit aktivierter Kamera.

Die Routinen starten in der Regel mit einem kurzen Check-In. Anschließend teilen wir den Stand aktuell laufender Prozesse und geben so Raum für Diskurs und Rückfragen. Daneben treffen wir Verabredungen und verteilen Aufgaben. Moderation und Protokoll werden wöchentlich gewechselt. Jeder ist mal dran.

Trotz räumlicher Distanz ist es uns gelungen, ein kollegiales Vertrauensverhältnis aufzubauen. Ganz wichtig ist hierbei der bereits erwähnte Check-In. Zu jedem Meeting nehmen wir uns Zeit und lassen alle durch die Beantwortung einer kleinen Frage gedanklich im Meeting ankommen. Geht es uns mal nicht so gut, dann sagen wir das. Ganz offen und transparent. Das erzeugt Verständnis und vermeidet Irritationen. Tolle Check-in-Fragen gibt es z.B. auf tscheck.in.

Nicht zu unterschätzen ist bei der Planung des Online-Meeting-Alltags die Bedeutung von Pausen. Wir stellen Meetings immer nach Möglichkeit so ein, dass sie mindestens 10 Minuten vor einer vollen Stunde enden. Denn Online-Meetings sind anstrengender als es auf den ersten Blick scheinen mag. Neben den wirklichen Pausen fehlt auch der räumliche Wechsel und der Kopf hat wenig Zeit, das soeben Erlernte oder Erfahrene zu verarbeiten.

Deshalb ist es wichtig, Abwechslung in die Meetings zu bringen. So muss ein Check-In nicht zwangsläufig mit einer Frage beginnen. Alternativ kann auch jeder ein Stück Obst oder Gemüse aus der Küche holen und sich damit zumindest kurz bewegen. Auch GIFs sind bei uns sehr beliebt. Mit ihnen lassen sich nicht nur Erfolge feiern, sondern auch vielsagende Stimmungsbilder einfangen. Mit MURAL dagegen lässt sich super brainstormen. Gesagtes wird visualisiert und jeder hat die Möglichkeit, aktiv Notizen zu machen.

Apropos aktiv. Durch die aktivierte Kamera sind alle sichtbar. Mimik und Gestik bleiben zumindest teilweise sichtbar. Ehrliches Feedback ist stets willkommen. Wir kommunizieren offen und transparent, auch über schwierige Themen und versuchen, so gut es geht, auf persönliche Bedürfnisse der Kolleg:innen Rücksicht zu nehmen. Es darf gegessen und getrunken werden und gelegentlich sitzt auch mal ein Kind auf dem Schoß.

Tatsächlich halten wir große Stücke auf dieses besondere Arbeitsklima. Anerkennung und Wertschätzung sowie Kommunikation auf Augenhöhe sind seine entscheidenden Grundpfeiler. Dadurch haben wir jederzeit Spaß miteinander — am gemeinsamen Konzipieren, Entwickeln, Experimentieren, am Diskutieren und Adaptieren. Selbst dann, wenn es uns mal nicht so gut geht. Und ist es nicht das, was Arbeit viel öfter leisten sollte?!