Die Kreisverwaltung Landshut reißt mit einem Change-Prozess Silos ein und hinterfragt ihre Kultur grundlegend. Dafür sortiert sie ihre Strukturen und verschlankt Abläufe um Raum sowie Zeit zu schaffen, die Mitarbeitende, junge Menschen und ihre Familien brauchen. Dieser Umbau ist kein Schnellschuss, sondern ein langfristiger Prozess – und er begann gerade dort, wo viele Fäden zusammenlaufen: im Jugendamt. Wir haben mit Thomas Weinzierl, Gesamtleiter des Kreisjugendamtes der Kreisverwaltung Landshut über diesen Prozess gesprochen.
„Wir haben keine Zeit zu verschenken!“
Die Jugendhilfe arbeitet in einem Kontext, der sich ständig und schnell verändert. Neue Gesetze, Krisen, steigende Bedarfe – das alles sind schon lange keine vorüberziehenden Situationen mehr, sondern die neue Realität. Die Zahl der zu bearbeitende Fälle und Aufgaben wächst, doch die Zahl der Mitarbeitenden steigt nicht automatisch mit. Im Gegenteil: Nach Möglichkeit sollen keine zusätzlichen Stellen neu geschaffen werden, denn die Haushalte werden immer knapper. So auch im niederbayrischen Landkreis Landshut.
Vor diesem Hintergrund wollte die Kreisverwaltung Landshut zeitraubende Gegebenheiten nicht weiter hinnehmen: „Wenn wir einsparen wollen, müssen wir nicht in erster Linie auf die Reduktion von Personal schauen“ sagt Thomas Weinzierl. „Besser ist es, die Strukturen effizienter zu gestalten. So wird Zeit frei für die eigentliche Arbeit am Menschen – denn die wird mehr und nicht weniger gebraucht.“
Die Vision der Kreisverwaltung Landshut: eine optimale Bürgerversorgung bei maximaler Bürgerzufriedenheit. Um dieses Ziel zu erreichen, verfolgt die Verwaltung einen langfristigen Transformationsprozess. Die Mission: Arbeitsprozesse sollen bestmöglich optimiert werden – in allen Organisationseinheiten. Der Startpunkt für dieses Vorhaben war das Kreisjugendamt. Als größte Organisationseinheit weist es die meisten Schnittstellen zu anderen Verwaltungseinheiten auf. Hier zeigen sich die Vorteile effizienterer Prozesse und klarer Strukturen schnell und deutlich.
Ein System voller Kästchen
2020 glich die Organisationsstruktur des Kreisjugendamtes Landshut denen vieler anderer: Es gab zahlreiche Fachbereiche, viele Zuständigkeiten, diverse Schnittstellen. Gedacht und gearbeitet wurde in mehrschichtigen Silos. Der Abstimmungsbedarf war hoch – genauso wie dadurch bedingte Informations- und Zeitverluste. „Viele Mitarbeitende waren für junge Menschen und ihre Familien zeitgleich fachlich zuständig. Die Struktur sah vor, dass jede:r nur innerhalb seines ‚Kästchens‘ arbeitet“ erinnert sich Thoms Weinzierl. Die Lebensrealität junger Menschen und ihrer Familien bildete das jedoch nicht mehr ab. Nicht selten durchliefen ihre Fälle bzw. Anliegen mehrere dieser Kästchen, bevor sie abgeschlossen werden konnten. An jeder Kästchengrenze gingen Zeit und Qualität (und Nerven) verloren.
Hinzu kamen in die Jahre gekommene analoge Verwaltungsprozesse, die den Alltag ausbremsten. Ein Beispiel: Zum Alltag der Jugendhilfe gehören diverse Dienstfahrten wie Hausbesuche, um das Arbeiten mit und in den Familien zu ermögliche. Eine solche Dienstfahrt oder auch im Bedarfsfall ein im Nachgang zu stellender Zeitkorrekturbeleg, musste schriftlich beantragt und vom Vorgesetzen sowie Vor-Vorgesetzen unterschriftlich genehmigt werden. Das Einsammeln dieser Unterschriften vor bzw. auch im Fall der Kennzeitüberschreitung nach einer solchen Dienstfahrt konnte nur per Hauspost abgewickelt werden – was sich in Zeiten von Corona, flexiblen und mobilem Arbeiten zunehmend umständlicher als auch zeitraubender erwies. Prozesse wie diese führten nicht nur zu Verzögerungen sondern reduzierten auch die Zeit, die die Mitarbeitenden für die pädagogische Arbeit mit den Jugendlichen und Familien brauchen. Dank vieler Verbesserungen ist dies heute nicht mehr so. Beispiele hierfür sind eine generalisierte Dienstreisegenehmigung, Flexibilisierung der Arbeitszeiten und eine Vielzahl digitaler Tools zur Antragsabwicklung (z.B. auch die Onlinekantinenbestellung J).
Der Neustart
2020 entschied man das Kreisjugendamt bzw. seine Organisationsstruktur komplett zu überarbeiten, damit die vorhandene knappe Zeit dort ankommt, wo sie gebraucht wird. Aus ursprünglich sechs Fachbereiche wurden drei Fachbereiche. Somit ist nun eine klarere Aufteilung zwischen Strategie und Operative, zwischen Zukunft und Tagesgeschäft möglich. Die Strategie plant die Zukunft – langfristig und flexibel. „Die Operative hält uns den Rücken frei und setzt das Tagesgeschäft um. So können wir im Morgen und im Jetzt überleben“ sagt Thomas Weinzierl. Diese Aufteilung schafft Raum für eine Frage, für die früher kaum Zeit blieb: Wie wollen wir in Zukunft arbeiten – und was brauchen wir heute dafür?
Gute Antworten auf diese Fragen kommen auch immer wieder aus der Kreisverwaltung selbst. Das ist ausdrücklich erwünscht und wird mit der neuen Struktur weiter gefördert. Wo früher Ideen wie auch Feedback über die Hierarchie in das System getragen werden mussten, werden Wege nun kontinuierlich verkürzt und verbessert.
Praxisbeispiele zeigen, was sich schon verändert hat
Erste Ergebnisse sind bereits sichtbar. Während man 2020 noch über dem jährlichen Durchschnitt der Ausgabensteigerungsrate im Bereich Jugendhilfe lag, liegt man nun unter dem Durchschnitt und das bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung.
Auch die ersten Pilotprojekte laufen. Beim Ganztag konnte das Kreisjugendamt Landshut testen, wie die jungen Strukturen wirken, wenn viele Beteiligte an einem Tisch sitzen. Die Jugendbefragung wurde als Anlass genommen, die Beteiligungsstrukturen der Jugendhilfeplanung zu hinterfragen.
Praxisbeispiel 1: Ganztagsbetreuung für Grundschüler:innen
„Der Ganztag war für uns ein idealer Testballon. Hier sind wir schon sehr weit bzw. weit am Anfang – und das wollen wir weiter ausbauen.“
Beim bevorstehenden Rechtsanspruch auf ganztägige Betreuung zeigen sich bereits erste Effekte der veränderten Herangehensweise in der Planung und Steuerung des Kreisjugendamtes. Von Beginn an wurde das Thema als Projekt aufgesetzt, vom Kreisjugendamt koordiniert und mit digitalen Planungstools für das Prozess- und Projektmanagement umgesetzt. Dabei band das Kreisjugendamt die breite Fachexpertise einer Strategiegruppe mit ein. Diese Gruppe bündelte die Perspektiven der Vertreter:innen kreisangehöriger Kommunen, des staatlichen Schulamtes und des Kreisjugendamtes.
Darüber hinaus bezogen sie punktuell beratende Akteure mit ein, z.B. freie Träger und Vereine. Die Jugendhilfeplanung wurde zudem eng mit den kommunalen Bedarfserhebungen verknüpft. Außerdem wurden zu Beginn des Prozesses Evaluationszeitpunkte festgelegt, um nach den jeweiligen Umsetzungsschritten gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Weitere Informationen zur Umsetzung des Ganztagsanspruchs im Landkreis Landshut finden Sie hier.
Praxisbeispiel 2: Jugendbeteiligung stärken
„Wie schaffen wir es, dass Kinder und Jugendliche uns wieder vertrauen? Das schaffen wir nur, wenn wir sie auch ernst nehmen und wirksame Teilhabe ermöglichen. Und: Wir dürfen keine Angst haben vor den Ergebnissen, die wir bekommen, wenn wir fragen. “
Ein Ziel des Kreisjugendamtes Landshut ist es, direkte Betroffene in den übergeordneten Planungsprozess der Jugendhilfe stärker einzubinden. Die ausschließlich digital realisierte Jugendbefragung 2025 bot dafür einen guten Anlass. Hierfür wurden Jugendliche in Form von persönlichen Gesprächen vor dem offiziellen Startschuss der Online-Befragung in den Jugendzentren vor Ort direkt eingebunden. Ziel war es herauszufinden, wie die Jugendbefragung von den Jugendlichen genutzt wird, was gut funktioniert und wie sie verbessert werden könnte – auch um weitere bislang nicht erreichte Gruppen für eine Teilnahme zu gewinnen.
Neben wertvollen Erkenntnissen zur Befragung selbst, zeigte das Gespräch mit den Mitarbeitenden in den Jugendzentren, dass viele planungsrelevante Informationen sogar bereits vorliegen und künftig stärker in die Jugendhilfeplanung einfließen können. Perspektivisch will das Kreisjugendamt die Partizipation formal weiter stärken – so wie es u.a. auch der neue § 4a im SGB VIII vorsieht. Immer im Sinne einer schrittweisen und zugleich „wirksamen Teilhabe“, wie Jugendamtsleiter Weinzierl betont.
Was wir aus dem Change-Prozess im Landkreis Landshut lernen:
1. Strukturentwicklung ist Qualitätsentwicklung
Wer Strukturen optimiert, kann vorhandene Ressourcen sinnvoller und wirkungsvoller zum Einsatz bringen. Effizientere Strukturen und Arbeitsprozesse helfen somit auch dabei, Qualität zu steigern. Wenn Verwaltungsstrukturen und ‑prozesse einfacher werden, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und ihren Familien. „Wenn der Mensch mehr Zeit für den Menschen hat, dann ist das eine Qualitätssteigerung“ so Thomas Weinzierl. Und der Blick in die Kreisverwaltung Landshut zeigt: Qualität entsteht nicht nur durch mehr Ressourcen, sondern auch durch bessere Abläufe.
2. Wie und wo Menschen miteinander arbeiten, macht einen Unterschied.
Fast so wichtig wie die Struktur: der Ort, an dem Menschen miteinander arbeiten. Früher waren die verschiedenen Abteilungen in der Kreisverwaltung Landshut auch räumlich klar voneinander getrennt. Doch mit den neuen Strukturen kommen jetzt auch neue Räumlichkeiten: Im Oktober 2025 zog die Kreisverwaltung in ein neues, modernes Verwaltungsgebäude. „Wo Menschen sind, da menschelts“ sagt Thomas Weinzierl. Man begegnet sich im Flur, in der Kantine oder bei den Besprechungen persönlich. Das schafft Nähe, räumt Missverständnisse aus und verkürzt Absprachen und Wege.
3. Koordination hat ihren eigenen Wert.
Strukturreformen allein reichen nicht. Mitarbeitende brauchen verlässliche Ansprechpersonen, die Prozesse erklären, Fragen beantworten, Ideen sammeln sowie Menschen an einen Tisch bringen und miteinander verbindet – intern wie extern. Genau hier setzt auch die für das Jahr 2026 anvisierte Strukturmodifikation des Kreisjugendamtes an. Weinzierl beschreibt es so: „Wenn wir wissen, was die Menschen bewegt, können wir früher reagieren.“
So soll es beispielsweise künftig auch ein Funktionspostfach geben, über das jede:r Mitarbeiter:in Entwicklungsideen aus seiner täglichen Arbeit heraus einreichen kann. So müssen sie nicht mehr über die Hierarchie gehen, was lange dauern und Inhalte verfälschen kann. Jede Idee bekommt eine Rückmeldung. Nicht jede wird sofort umgesetzt. Aber keine verschwindet im Nirgendwo. Das macht einen Unterschied. Konzepte können vorrausschauend entwickelt werden. Sie liegen in der Schublade bereit für den Moment, in dem sie vielleicht doch umgesetzt werden können.
Der Landkreis Landshut zeigt: Es gibt kein entweder oder.
Das Beispiel aus dem Landkreis Landshut demonstriert: Effizienteres Arbeiten UND gute Qualität gehen Hand in Hand. In Zeiten knapper Haushalte sind Kommunen nicht handlungsunfähig. Wer strategisch und klug in die Verbesserung von Strukturen investiert, kann heute und morgen seine Ressourcen gezielter und wirkungsvoller einsetzen. Und: Die Jugendhilfe kann im Heute bestehen UND gleichzeitig das Morgen vorbereiten. Das geht nur mit klaren Strukturen, guter Koordination und digitalisierten Prozessen. Im Landkreis Landshut sind die ersten Schritte getan. Und sie zeigen: Veränderungen gelingen, wenn sie den Alltag wirklich leichter machen und gemeinsam getragen werden.
Über Thomas Weinzierl
Thomas Weinzierl ist seit sechs Jahren als Führungskraft im Öffentlichen Dienst in der Kreisverwaltung Landshut tätig. Zuvor war er zehn Jahre als Unternehmer und Geschäftsführer sowie als Niederlassungsleiter in der Sozialwirtschaft tätig. Er bringt außerdem Non-Profit-Erfahrungen mit, u. a. als Leiter eines Sozialkaufhauses und als Vorstand einer Freiwilligenagentur. Thomas Weinzierls Arbeitsschwerpunkt sind Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung und strategische Steuerung. Sie erreichen ihn unter thomas.weinzierl@landkreis-landshut.de.
Stichwort: Handlungsmut – Nachlese zum Deutschen Fürsorgetag
