Lean Coffee – ein Meetingformat mit demokratischem Charakter

Ein Bei­trag von Nan­cy Weber dos San­tos und Mar­lous Beh­rendt der Initia­ti­ve Kom­mu­ne 360°

Lean Cof­fee ist eine von vie­len agi­len Metho­den, bei denen alle Teil­neh­men­den aktiv und auf Augen­hö­he ein­ge­bun­den wer­den. Sie kommt ursprüng­lich aus dem Lean Manage­ment, wo es dar­um geht, mög­lichst effi­zi­ent zu einem Ergeb­nis zu kom­men. Beson­ders span­nend: die­ses Mee­ting­for­mat hat kei­ne vor­ab fest­ge­leg­te Agen­da. Der Gesprächs­ver­lauf folgt den Inter­es­sen der Teil­neh­men­den und wird gemein­sam mit ihnen gestaltet. 

Auf unse­rem 360°-Festival für inno­va­ti­ve Pla­nung vom 07.–09. Dezem­ber 2022 in Apol­da haben wir die Lean Cof­fee-Metho­de in einem Werk­statt-For­mat ange­wandt. Zeit­lich lag die­se im letz­ten Work­shop-Slot und bot zum Ende des Fes­ti­vals einen span­nen­den Dis­kus­si­ons­raum, in dem sich nach kur­zer Zeit ein dyna­mi­scher Dis­kurs ergab. Die Metho­de bie­tet also eine Mög­lich­keit in Minu­ten zu ver­schie­de­nen The­men zusam­men­zu­ar­bei­ten. Doch wie funk­tio­niert die­ses Format? 

Der Ein­stieg: Jede Per­son sam­melt für sich The­men. In unse­rem Work­shop frag­ten wir die Teil­neh­men­den, wel­che AHA-Momen­te, offe­ne Fra­gen oder auch Gelern­tes sie nach so viel Inspi­ra­ti­on und Input der erleb­ten Tage noch beschäf­tigt. Her­aus kam eine Samm­lung an Fra­gen, Hypo­the­sen und Wün­schen. Per Prio­ri­sie­rung mit Kle­be­punk­ten ent­schie­den die Teil­neh­men­den nun für sich, über wel­ches The­ma sie selbst ger­ne dis­ku­tie­ren möch­ten. Die Anzahl der Kle­be­punk­te auf den The­men ent­schied über die Rangfolge. 

Die Favo­ri­ten der Grup­pe waren die Fra­gen “Wie kann ich die Inhal­te aus dem Fes­ti­val in mei­ne Orga­ni­sa­ti­on trans­por­tie­ren?” ergänzt um “Wel­che For­ma­te braucht es, um spe­zi­ell Füh­rungs­kräf­te und Amts­lei­tun­gen für die The­men zu gewin­nen?” Und der Dia­log wur­de eröff­net. Schlag­wor­te aus dem Aus­tausch waren:  Eine Gue­ril­la-Tak­tik ver­fol­gen. Das heißt, die eige­nen Über­zeu­gun­gen zu Ver­än­de­rungs­mög­lich­kei­ten immer wie­der sicht­bar machen, Irri­ta­tio­nen anre­gen und nach Ver­bün­de­ten suchen und dass sowohl im eige­nen Arbeits­um­feld als auch mit­tels Social Media.

Das Beson­de­re an die­sem Mee­ting­for­mat, der Aus­tausch wird zeit­lich ein­ge­grenzt. Nach Ablauf von fünf Minu­ten einigt man sich im Lean Cof­fee For­mat per ‘Dau­men hoch’ auf wei­te­re drei Minu­ten Dis­kus­si­ons­zeit. Die­se Art der Abstim­mung wird immer nach Ablauf der ers­ten Dia­log­zeit ange­wandt. So wird per Dau­men­an­zahl ent­schie­den, ob einem Gesprächs­the­ma noch mehr Zeit und Tie­fe gege­ben wird oder ob zum zwei­ten Thema/Agendapunkt über­ge­gan­gen wird.  Danach gab es fünf Minu­ten für das an zwei­te Stel­le gewähl­te The­ma. In unse­rem Fall war es die The­se “Ver­wal­tung, so wie sie heu­te ‘auf­ge­baut’ ist, wird die Her­aus­for­de­run­gen von mor­gen nicht bewäl­ti­gen.” Wird Sie nicht? Doch, wird sie, und zwar genau­so wie die Schu­le es schon seit Jah­ren macht: mit der Stra­te­gie des „Muddling trough“ über­setzt in etwa: sich durch­wursch­telnd. Man hät­te mei­nen kön­nen, bei dem The­ma drif­tet die Grup­pe ins Nega­ti­ve ab, aber nein, die Stim­mung blieb hei­ter und es wur­den vie­le Bei­spie­le gefun­den, dass es ein Bewäl­ti­gen geben wird. Eine Teil­neh­me­rin sag­te: “Wir wol­len die Bewe­gung und den Hand­lungs­mut aus der Kri­se auch ohne Kri­se”. Sprich, Ver­wal­tung hat in den letz­ten Jah­ren sehr wohl immer wie­der sehr deut­lich gezeigt, dass sie aktu­el­len Her­aus­for­de­run­gen begeg­nen kann. Sie ist vor allem offen für Neu­es, was die Teil­nah­me an unse­rem offe­nen For­mat zeigte. 

Zurück­bli­ckend kön­nen wir sagen, die dyna­mi­sche Atmo­sphä­re und der Dis­kurs auf Augen­hö­he haben Spaß gemacht. Anbei in Stich­punk­ten Tipps zur Umsetzung! 

• Für die Durch­füh­rung der Metho­de braucht es Mode­ra­ti­on und Time-Boxing. 
• Als Moderator:in kön­nen Sie über den zeit­li­chen Rah­men für das Mee­ting selbst bestim­men. Auch die Dis­kus­si­ons­zeit der ein­zel­nen The­men, sowie die Ver­län­ge­rung der Dis­kus­si­ons­run­de nach einem ‘Dau­men hoch’ kann von Ihnen vor­ge­ge­ben wer­den, kann aber auch mit der Grup­pe abge­stimmt werden. 
• Hal­ten Sie als Moderator:in wäh­rend der Dis­kus­si­ons­zeit auch ger­ne ein­mal Stil­le aus. Gedan­ken wer­den even­tu­ell noch gesam­melt. Wenn ein The­ma jedoch zu Ende dis­ku­tiert ist, ist ein­fach das nächs­te The­ma dran. 
• Ein­ge­setzt wer­den kann das For­mat in z. Bsp. Einem Mor­gen-Check-in oder in einem Fachaustausch 
• Sie brau­chen eine Wand mit drei Spal­ten (Über­schrif­ten: zu bespre­chen, wird bespro­chen, wur­de bespro­chen) für alle sicht­bar und erreich­bar. Mode­ra­ti­ons­kar­ten, Stif­te, Kle­be­punk­te oder online: ein Whiteboard 
• Alle Teil­neh­men­den sind aktiv ange­hal­ten, sich zu betei­li­gen und The­men einzubringen. 
• Es wer­den die The­men bespro­chen, wel­che in der Gesamt­heit aus den indi­vi­du­ell ver­teil­ten Kle­be­punk­ten die Mehr­heit bekom­men. Die­se demo­kra­ti­sche Wahl der The­men ist beim Punk­te ver­tei­len “schon etwas auf­re­gend”, wie eine Teil­neh­me­rin mein­te. Man stellt sich die Fra­ge “Passt mein The­ma?”. Es wird pas­sie­ren, dass ein­ge­brach­te The­men auf kein gro­ßes Inter­es­se sto­ßen. Pas­siert das häu­fi­ger mit The­men, lohnt sich ein Gespräch dar­über, viel­leicht aber in einem ande­ren Rahmen. 
• Klei­ner Tipp: Wol­len Sie, dass Ihr The­ma besprochen/gepunktet wird, dann nut­zen Sie die Kurz­vor­stel­lung und machen ordent­lich Wer­bung per Ele­va­tor Pitch. 
• Das For­mat ver­eint vie­le Work­shop-Metho­den, wie z.B. Silent Wri­ting – das Nie­der­schrei­ben von Gedan­ken nur für sich; Ele­va­tor Pitch – kur­ze Über­zeu­gungs­ar­beit einer Idee und dem Kan­ban-Board mit den Spal­ten “zu bespre­chen”, “wird bespro­chen” und “wur­de bespro­chen” zur Visua­li­sie­rung der Prozessschritte. 

Für wei­te­re erklä­ren­de Wor­te zur Durch­füh­rung gibt es diver­se Sei­ten, wie z.B. die­se hier: https://verwaltungsrebellen.de/lean-coffee/  

Auf einen (Lean-) Coffee!